Questionnaire Structure et Processus

23 janvier 2021

Questionnaire Structure, Processus et Modes de fonctionnement

Pour chacun des quelque 40 modes de fonctionnement et processus ci-dessous, qu’est ce qui différencie votre structure de celles de vos confrères du même secteur, que ce soit en termes d’actions ou d’intention ?

Commentaire JP: Même déclinée en 40 questions, cela demande aux interlocuteurs de connaître ce qui les différencie d’autres, donc pas seulement de ce connaître soi, mais aussi les autres. Aller voir ce qui se passe ailleurs est certainement instructif et même moteur de changement. Dans la forme et le mode opérateur je ne suis pas certain que le questionnaire soit “pratique”. Peut-être créer/rechercher une forme de “Organization model canvas” pour relever points forts/faibles et points différenciants par rapport aux autres ?

A. Processus organisationnels

Mission et stratégie

Comment sont définies la mission et la stratégie ? Qui est impliqué dans le processus ?
Qui est sensé savoir quand il faut repenser la mission et la stratégie ?

Innovation (développement de produits et de processus, R&D)

Comment fait-on pour stimuler l’innovation ?
Qui est impliqué dans ce processus ?
Qui fait le tri et décide de ce à quoi il faut consacrer du temps et de l’argent ?

Politique commerciale

Quelle est la stratégie commerciale ?
Qui en est chargé ?
Y a-t-il des objectifs et des primes, et si oui, lesquels ?

Marketing et politique des prix

Quelle est la philosophie du marketing ?
Quelles pratiques ?
Comment identifie-t-on les désirs des clients ?
Comment définit-on l’offre ?
Comment fixe-t-on les prix ?

Achats et gestion des fournisseurs

Qui est le responsable des achats ? Sur quels critères les fournisseurs sont-ils sélectionnés ?
Quelles sont les relations avec les fournisseurs ?

Opérations (production, fabrication, administration)

Quelles sont les pratiques et méthodologies opérationnelles ?
Sur quoi se concentre-t-on principalement : les coûts, la qualité, l’amélioration continue ou l’externalisation ?

L’empreinte environnementale

Comment l’empreinte environnementle de l’entreprise est-elle mesurée et suivie ? Comment prend-on les décisions pour la réduire ?

Systèmes d’information

De quelle façon le département informatique soutient-il la raison d’être de l’entreprise ?
Quels sont les choix en matière de plates-formes et d’architecture ?

Après-vente

Comment le service après-vente aide-t-il l’entreprise à donner corps à sa raison d’être ?
Qui en est responsable ?

Capitalisation de l’expérience et changement

Comment fait-on pour capitaliser l’expérience ? Et pour obtenir l’adhésion au changement ?

Budgétisation et contrôle

Comment établit-on les budgets ?
Comment les suit-on ?
Quels moyens de contrôle et d’audit sont mis en place ?
Comment le risque est-il géré ?

Investissements

Comment les investissements sont-ils hiérarchisés et approuvés ?
Quelles autorisations de dépense correspondent à tel niveau hiérarchique ?

Financement et apports de fonds

Comment l’entreprise est-elle financée ?
Selon quelles modalités les apporteurs de fonds sont-ils parties prenantes de la raison d’être de l’entreprise ?
Comment les conflits entre finance et raison d’être soint-ils arbitrés ?

Reporting et répartition des bénéfices

à quels indicateurs et quels éléments du bilan l’entreprise a-t-elle recours pour mesurer sa performance ?
Quelles données remontent-elles et à qui ?
Selon quel processus les bénéfices sont-ils répartis entre les parties prenantes ?

Comité exécutif et gouvernance du conseil d’administration

Quelles sont les pratiques de gouvernance, de conduite de réunion et de prise de décision à ce niveau ?

B. RESSOURCES HUMAINES

Structure de l’entité

Comment l’entité est-elle structurée: unités, hiérarchie, remontée des informations, etc. ?
Quels sont l’importance et le rôle des fonctions supports centralisées ?

Equipes et groupes de travail

Comment sont gérés les projets et les équipes ?
Qui alloue les ressources humaines aux projets ?
Qui répartir les moyens budgétaires entre les équipes ?

Recrutement

Quelles sont les pratiques de recrutement ?
Qui recrute ?
Selon quels critères ?

Intégration

Comment sont accompagnés les nouveaux collaborateurs lorsqu’ils rejoignent l’entreprise, par rapport à sa raison d’être, à leur rôle, … ?

Formation

Quels types de dormations sont proposés ?
Qu’est ce qui est obligatoire ou volontaire ?
Qui assure la formation ?

Coaching et mentorat

Qui donne et qui reçoit un coaching ?
Quelles sont les attentes de chacun ?
Quelle formation, quels modèles sont utilsés ?

Equipes et création de la confiance

Comment crée-t-on la confiance entre les co-équipiers ?
Comment aide-t-on les équipes à fonctionner à leur mieux ?

Feedack, évaluations et gestion de la performance

Quelles sont la culture et les pratiques en matière de feedback ?
Qui donne son feedback à qui ?
Quels mécanismes officiels et officieux sont mis en oeuvre ?
Quelles sont les conséquences d’une bonne ou d’une mauvaise performance ?

Planning des successions, promotions et rotations des postes

Selon quelles procédures change-t-on de responsabilités ?
Qui prend les décisions ?
Comment les collaborateurs sont-ils accompagnés dans la prise de responsabilités nouvelles ?

Flexibilité

Quelle flexibilité y a-t-il dans les emplois du temps pour s’occuper de sa famille, pour étudier ?

Intitulés et descriptions de postes

Quelles sont les pratiues en matière d’intitulés et de descriptions de postes ?
Qui est chargé de leur définition ?

Objectifs

Comment sont fixés les objectifs ?
Individuellement ou en groupe ?
Qui les fixe ?
Qui est chargé du suivi ?

Rémunération, primes et avantages sociaux

Quelle est la politique salariale ?
Qui décide du niveau des rémunérations ?
Comment sont attribuées les primes ?
Aux équipes ou aux individus ?
Selon quels critères ?

Reconnaissance extra-financière

Comment la contribution des individus ou des groupes est-elle reconnue et saluée ?

Licenciements individuels et collectifs

Quelles sont les procédures de licenciement des collaborateurs pour une mauvaise performance ou parce qu’ils ont contervenu aux valeurs ou à la raison d’être de l’entreprise ?
Qui prend la décision ?
Comment la presonne concernée et l’organisation elle-même peuvent en tirer un enseignement ?
Comment se pratiquent les licenciements collectifs ?

Départ : anciens collègues

Que se passe-t-il quand un collègue quitte l’entreprise ?
Quelles sont les relations entre anciens collègues ?

C. VIE QUOTIDIENNE

Les bureaux

Selon quels principes l’espace de travail est-il conçu ?
Quelles sont ses relations avec la nature et l’environnement humain ?
Comment l’espace de travail est-il équipé ?
Quelle y est l’ambiance ?

Temps de travail et équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Quels sont les modes de fonctionnement en matière de temps de travail ?
Les salariés peuvent-ils pratiquer le télétravail, et si oui, le font-ils ?

Sentiment d’appartenance

Comment un sentiment d’appartenance se construit-il entre les collaborateurs au sein de l’entreprise ?
Comment l’entreprise se relie-t-elle à l’environnement humain dans lequel elle s’inscrit ?

Réunions

Quelles sont les principales réunions récurrentes ?
Comment s’y prennent les décisions ?
Y a-t-il des rôles spécifiques alloués au cours de ces réunions ?
Y a-t-il des pratiques de réunion spécifiques ?

Prise de décision

Quels sont les mécanismes de prise de décision ?
Qui décide de quoi ?
Sur la base de quelles sources de données et d’analyse ?

Résolution des conflits

Comment fait-on pour résoudre les conflits entre les personnes ?
Comment les conflits surgissent-ils ?

Gérer l’échec ?

Comment gère-t-on l’échec, individuel ou collectif ?
Comment en tire-t-on les leçons ?

Style de direction et de gouvernance

Qu’attend-on en matière de comportement de direction ?
Qu’est ce qui “ne se fait pas” ?

Adhésion du personnel

Comment fait-on pour fédérer les salariés autour de la raison d’être et des objectifs de l’entreprise ?

Communication interne

Qui a accès ç quel type d’information ?
Comment l’information circule-t-elle du sommet à la base , de la base au sommet et horizaontalement, entre les équipes ?

Communication externe

Quelle information est communiquée à qui ?
Quel est le ton de la communication ?
Qui peut parler au nom de l’entreprise ?

Culture et valeurs

Selon quel processus les valeurs et la culture de l’entreprise sont-elles définies et mises à jour ?
Comment s’y prend-on pour les faire vivre et les transmettre ?
Comment s’assurer qu’elles sont toujous vivantes au sein de l’entreprise ?

Rituels, retraites et célébrations

Qu’est ce qui justifie une célébration ?
Qui l’organise ?
Quels sont les objectifs d’un rituel, d’une retraite ?
A quelle fréquence, et avec qui les fait-on ?

D. DIVERS

Autres pratiques ou processus non mentionnés plus haut.